你的助理真會寫專案的會議紀錄嗎？

       會議記錄就找助理進來紀錄就好！用手機錄音轉文字就好，然後再修改有這樣難嗎？寫這樣久......在這幾年專案經驗中常聽到這樣話素在周圍纏繞者，在跟客戶的會議紀錄與內部專案團隊會議紀錄真有上述講這樣單純嗎？我個人認為是沒有這樣簡單，要看您對會議記錄的目的作定義，為何要這樣說？也有人覺會議不重要團隊運作都很好公司都有賺錢，所以要確認公司對會議紀錄真正用途為何？你公司有需要會議記錄嗎？若需要可以參考我下面的分析。

小弟剛進社會當進公司【1】當系統工程師(SE)時我主管常要求我寫會議記錄，在撰寫時要注意會議記錄中要有重點、決議後交辦事項、執行人員，完成時間，所以剛進公司的團隊會議紀錄由最菜我進行撰寫，我每次會議紀錄都被修改6-7次這慘，事後回想為何？是我能力不好？還是國文程度不好？我將會議記錄撰寫不好原因作以下整理：

1.要撰寫會議紀錄第一個要點，撰寫人員要聽懂會議中他們講的用語，為何？通常在會議討論中會有公司文化、業務知識、技術背景若撰寫人員不懂情況下，會寫的好啊？在會議中主席、與會人員講話太多我們常聽不懂專用用語、英文專用語、英文簡稱，會議請最菜工程師撰寫會議記錄簡直再聽外星文，都聽不懂整協助整理重點，換行政助理也一樣狀況。

2.這個會議記錄的用意是啥？為何這樣說，我在很多公司都將內部會議當作過場，有紀錄就好這種情況尤其在部門例行會議最常見，通常每個人報告一下工作內容，主管就念一念每個人的工作會不會留下待辦事項都難說，不要說上周的待辦實行與落實，這情況在小型公司很常見，不注重會議紀錄的重要性，反正老闆交代有作就好，這樣做法就算發生問題也很難去找出原因，因為原因不一定會正確記錄下來，原本這例行會議是要監督團隊的工作執行項目，若隨意的撰寫不重視就流於過場失去這會議紀錄用意浪費公司成本。

3.另外客戶的會議紀錄，若只是將會議話素原封不動的描述，沒有整理重點那也是大問題，尤其是需求訪談會議需要很多討論後最後需求決議，若撰寫人員聽很多最後決議沒寫到，這就慘，當然大部分這種會議紀錄參加主管會看過，畢竟是牽涉到公司業務、成本、工時問題，是會把關反問更多問題，因此這種會議紀錄不是隨便人員可以整理，尤其是你主管參加這會議是"打醬油"哪種，閒聊一堆跟本次議題無關的議題或衍伸更多問題，讓整個會議變得更複雜，我碰倒最慘就是整個議題與報告是我在執行並說明，我還要作會議記錄當跟相關人員要會議紀錄時給我是短短幾行字，我還要去聽錄音檔，還好客戶肯讓我們錄音，當時我覺跟我去主管與相關人員去意義時啥？

講這樣多那要如何解決這些問題，個人的建議如下：

1.撰寫會議紀錄要找聽懂人員來撰寫，沒有合適人選也盡量滿足這條件，頂多是主管在修改。

2.請落實會議記錄的功能舉例部門例行會議的重點是協調部門工作，所以會議產生的工作待辦事項就很重要，這些事項能不能落實就很重要，若小公司可以參考我之前寫用Google 日歷工具來落實公司稽核制度與待辦事項【2】。

3.要定期培養你團隊有公司相關的業務，技術專用用詞的理解能力，當然時間久也會慢慢學習，但畢竟是有點慢，還要他能呆住公司。

4.培養你夥伴有撰寫會議紀錄與主持會議的能力，整會議記錄成敗還有一大部分來自於會議中主席沒有按照會議目地來進行，因此若團隊有主持會議的能力就可以在會議過程中糾正，竟管我們不是主席狀況，我之前當主管時我會請相關人員輪流當主席讓他們有這主掌議題能力，我個人覺成效不錯。

以上僅是個人對專案會議紀錄個人經驗僅供參考

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相關資料補充與引用

【1】公司是個中型軟體公司有200-230員工有通過ISO9001(我1998年 入職)

【2】如何利用Google 的WorkSpace來建立雲端的專案管理

https://www.web123.com.tw/blog/985